Informationspflichten

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Bewerber

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael Knof
E-Mail: michael.knof@diconium.com

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

1.      Abwicklung von Bewerbungen/eRecruiting (§ 26 Abs. 1 BDSG-neu)
2.     Aufnahme in einen Bewerberpool für eine spätere Kontaktierung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

Personaldienstleister, Anbieter und Berater des softwaregestützten Bewerberportals, Entsorgungsdienstleister, verbundene Unternehmen

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG i. V .m. § 15 AGG. Im Falle einer Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt die Löschung nach Ablauf von 2 Jahren, wenn keine passende Stelle angeboten werden kann.

Im Falle einer Einstellung werden die erforderlichen Daten in die Personalakte übernommen. Die Informationen zur Löschung der Daten können aus der Informationspflicht zur Beschäftigtendatenverarbeitung entnommen werden.

Widerrufsrecht (Art. 13. Abs. 2 c DS-GVO)

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)

Die erhobenen Daten sind für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Zweck 1) erforderlich. Bei Nicht-Bereitstellung ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht möglich.

 

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Lieferanten, Dienstleister, Sonstige

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael Knof
E-Mail: michael.knof@diconium.com

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

  • Einkauf und Abwicklung von Unterstützungsdienstleistungen zur Erfüllung unternehmerischer Zwecke (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)
  • Zusendung Informationsmaterialien (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

Behörden, Banken, Wirtschaftsprüfer, verbundene Unternehmen, Entsorgungsdienstleister, Auskunfteien.

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in Drittländer.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel innerhalb von zehn Jahren nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses, soweit nicht in Ausnahmefällen eine längere gesetzliche Speicherdauer besteht bzw. bei Widerruf eines Betroffenen.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffener haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn, sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)

Die erhobenen Daten sind für den Abschluss und die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

 

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Interessenten, Kunden

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael Knof
E-Mail: michael.knof@diconium.com

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

1. Abwicklung und Bearbeitung von Interessentenanfragen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

2. Sanktionslistenprüfungen (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO i. V. m. Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 gegen sonstige terrorverdächtige Personen und Organisationen und Verordnung (EG) Nr. 881/2002 gegen Osama bin Laden, Al-Qaida und die Taliban)

3. Angebotserstellung für Interessenten (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

4. Abschluss von Kaufverträgen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

5. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

6. Auftragsabwicklung und Lieferung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

7. Abwicklung von Reklamationen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

8. Durchführung von Maßnahmen zur Absatzentwicklung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

9. Unterstützung betrieblicher Prozesse durch Dienstleister (Art. 28 DS-GVO)

10. Umsetzung von Kundenzufriedenheitsbefragungen zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung der Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)

Gilt für Zweck 1, 3 bis 8 und 10:

  • Gestaltung von Direktwerbung
  • Speicherung von Daten potenzieller Kunden und Partner für Akquisebemühungen
  • Verwendung von Bonitätsdaten zur Sicherung von Zahlungsausfällen
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

Behörden, Banken, Wirtschaftsprüfer, Softwarehersteller, verbundene Unternehmen, Entsorgungsdienstleister, Auskunfteien.

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in Drittländer.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel innerhalb von zehn Jahren nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. auch früher, wenn aus einem Interessenten kein Kunde wird. Ist eine Datenverarbeitung zur Leistungserbringung der Verträge erforderlich, werden die dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten mit Beendigung des Projekts, spätestens mit Beendigung des Auftragsverarbeitungsvertrages, gelöscht.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (Zweck 1, 3  bis 8), haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)

Die erhobenen Daten sind für die Bearbeitung von Interessentenanfragen, zur Angebotserstellung, Abschluss von Kaufverträgen bzw. Durchführung des Geschäftsbetriebs erforderlich.

 

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Maßnahmeteilnehmer

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael Knof
E-Mail: michael.knof@diconium.com

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

1.      Aufnahme von Maßnahmeteilnehmern, die von der Agentur für Arbeit bzw. dem Jobcenter vermittelt werden, zur Durchführung individueller Fördermaßnahmen zur Verbesserung der eigenen Chancen am Arbeitsmarkt sowie Informationsaustausch mit der Agentur für Arbeit bzw. dem Jobcenter (Art. 6 Abs. 1 b bzw. 1 f DS-GVO)

2.      Vermittlung an Unternehmen für Praktika, Arbeit und Ausbildung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

3.      Abrechnung von durchgeführten Maßnahmen gegenüber der Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)

Gilt für Zweck 1:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

Agentur für Arbeit, Jobcenter, Unternehmen zur Vermittlung von Praktika, Arbeit und Ausbildung, Softwarehersteller interner Softwareprogramme, Entsorgungsdienstleister.

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Daten der Maßnahmeteilnehmer werden 2 Jahre nach Ende der Gesamtmaßnahme gelöscht.

Abrechnungsrelevante Daten werden nach 10 Jahren gemäß gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt und dann gelöscht.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffene/r habe Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (Zweck 1), haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Widerrufsrecht (Art. 13. Abs. 2 c DS-GVO)

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben (Zweck 2), haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r könne sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)

Die erhobenen Daten sind für den Abschluss des Vertrags bzw. der Durchführung der Integrationsmaßnahmen erforderlich. Eine Nicht-Bereitstellung kann ggfs. dazu führen, dass die Integrationsmaßnahmen nicht durchgeführt werden können.

 

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Facebook Fanpage

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

Betrieb einer Facebook Fanpage für Zwecke…

  • der Öffentlichkeitsarbeit, (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
  • öffentlichen Imagebildung, (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
  • der Kontaktaufnahme mit der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
  • der Beantwortung von Kontaktanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
  • der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
  • Employerbranding (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

  • Facebook

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Es erfolgt eine Übermittlung von Daten in Drittländer, für Facebook sind dies die USA.

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Auf die Löschung personenbezogener Daten hat die verantwortliche Stelle nur bedingt Einfluss, da dies maßgeblich von Facebook bestimmt wird. Unter https://www.facebook.com/privacy/explanation finden sich hier weitere Informationen.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Widerrufsrecht (Art. 13. Abs. 2 c DS-GVO)

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)

Die erhobenen Daten werden weitestgehend durch Facebook vorgegeben. Sie können unsere Facebook-Seite jedoch auch ohne Anmeldung bei Facebook nutzen, wenn Sie möglichst keine personenbezogenen Daten preisgeben möchten.

 

Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO – Gewinnspielteilnehmer

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DS-GVO)

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael Knof
E-Mail: michael.knof@diconium.com

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)

1. Abwicklung des Gewinnspiels (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Teilnehmer an Veranstaltungen wie z.B. Messen oder Jobbörsen können an einem Gewinnspiel des Verantwortlichen teilnehmen. Die Datenverarbeitung erfolgt nur für die Ziehung des Gewinners und zur Bereitstellung des Gewinns. Eine weitere Verwendung der Daten erfolgt nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung.

2. Aufnahme in den interessenbezogenen E-Mail-Newsletter (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Im Rahmen des Gewinnspiels willigen Betroffene zugleich darin ein, dass die angegebenen Kontaktdaten für E-Mail- und Telefonwerbung zu Dienstleistungen, Produkten des Unternehmens sowie zu Neuerungen und Veränderungen des Unternehmens und der IT-Branche, ​verwendet werden dürfen. Eine Weitergabe der Daten für andere Zwecke, insbesondere für anderweitige Werbemaßnahmen oder ein Verkauf der Daten, erfolgt nicht.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)

E-Mailprovider, Hosting und IT-Dienstleister, Post- und Paket-Dienstleister, verbundene Unternehmen

Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)

Die Anmeldung zum Gewinnspiel und der Versand von E-Mail-Werbung erfolgt über den technischen Dienstleister HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA ("HubSpot"), an die wir Ihre bei der Anmeldung bereitgestellten Daten weitergeben. Die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. E-Mail-Adresse) werden auf den Servern von HubSpot in Deutschland gespeichert. Wir sind verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Daten im Rahmen von Support und Wartungen durch HubSpot Inc. in den USA verarbeitet werden können. Die USA stellen kein sicheres Drittland dar. Es kann damit nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten für andere Zwecke ohne Ihr Wissen verwendet werden und es Ihnen nicht möglich ist Ihre Betroffenenrechte wahrzunehmen. Insbesondere durch Strafverfolgungs- und Geheimdienstbehörden kann dies nicht ausgeschlossen werden. Mit Erteilung Ihrer Einwilligung für diese Dienste bestätigen Sie, dass sie sich dieser Risiken bewusst sind und diese akzeptieren (Art. 49 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)

Eine Löschung der Gewinnspieldaten erfolgt grundsätzlich nach der Ziehung der Gewinner und dessen Bekanntgabe. Die Daten der Gewinner werden bis zur vollständigen Übermittlung des Gewinns gespeichert und danach gelöscht.

Im Falle einer Einwilligung zum E-Mail-Newsletter werden die Daten bis zu einem Widerruf der Einwilligung durch den Betroffenen gespeichert.

Widerrufsrecht (Art. 13. Abs. 2 c DS-GVO)

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

Sollten Sie den E-Mail-Newsletter erhalten, können Sie ihren Widerruf auch jederzeit über den in jeder E-Mail enthalten Abmeldelink erklären.

Wir weisen darauf hin, dass bei einem Widerruf der Datenverarbeitung für das Gewinnspiel keine Beachtung der Daten für die Ziehung und Bereitstellung des Gewinns durch den Verantwortlichen möglich ist.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.

Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

Datenschutzhinweise zum Einsatz von Microsoft 365

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihren Rechten – Informationen nach Art. 13 & 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die Sicherheit Ihrer Daten und damit der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte ist für uns ein wichtiges und ernstzunehmendes Anliegen, dem wir große Aufmerksamkeit widmen. Daher verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Basis geltenden Rechtes. Wir unterliegen dabei der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Datenverarbeitungen finden nur statt, sofern im Vorfeld die Rechtmäßigkeit überprüft und entsprechende Rechtsgrundlagen vorhanden sind. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.  

Diese Informationspflichten informieren Sie, wie Daten verarbeitet werden, wenn eine Datenverarbeitung über unseren Microsoft Tenant erfolgt. Näheres zur Datenverarbeitung durch Microsoft oder zu den von Microsoft gesetzten Cookies können Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft entnehmen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

diconium GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
E-Mail: info@diconium.com

2. Wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt?

Die diconium Gruppe legt einen großen Wert auf den sicheren Umgang mit Ihren Daten und hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

diconium digital solutions GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Persönlich verantwortlich: Herr Michael KnofE-Mail: michael.knof@diconium.com

3. MS Teams

Wir setzen Microsoft Teams ein, um mit Ihnen zu telefonieren, Videokonferenzen durchzuführen oder mit Ihnen als Gast Daten und Information zu teilen.

3.1. Telefonie (Art. 6 Abs.1 f DS-GBO)

Rufen Sie Festnetznummern von uns an oder werden Sie von diesen angerufen, erfolgt eine Protokollierung als Einzelverbindungsnachweis in Microsoft Teams. Benutzer können dabei Ihre Telefonnummer vollständig in ihrem Anrufverlauf sehen. Administratoren können in den Einzelverbindungsnachweisen ihre Telefonnummer nur anonymisiert einsehen. Dabei werden mindestens die letzten 4 Ziffern der Telefonnummer nicht angezeigt.

Erfolgt der Anruf von oder zu einem Microsoft Teams Account, wird der Microsoft-Teams-Benutzername im Einzelverbindungsnachweis dokumentiert.

Administrative Einzelverbindungsnachweise werden für 30 Tage gespeichert und danach gelöscht.

Die Datenverarbeitung erfolgt aus dem Interesse, Telefondienste zur Verfügung zu stellen und um
Sicherheitsvorfälle, Missbräuche der Telefonanschlüsse sowie übermäßige betriebliche Kosten nachvollziehen zu können.

3.2. Videokonferenzen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Erfolgt eine Teilnahme an Videokonferenzen mittels Telefon, erfolgt die Datenverarbeitung wie in 3.1. beschrieben. Erfolgt die Teilnahme an der Videokonferenz über die Teams-Anwendungen oder über den Browser, wird je nach dem, was Sie freischalten, Ihr Videosignal, Ihr Audiosignal und Ihre IP-Adresse verarbeitet. Zudem wird eine administrative Verbindungsprotokollierung erstellt. Nehmen Sie mit einem registrierten Teams-Account an einer Videokonferenz teil, wird Ihr Nutzername protokolliert. Gast-Nutzer werden als anonyme Teilnehmer geführt. In der Protokollierung wird die Dauer Ihrer Teilnahme sowie die Verbindungsqualität erfasst.

Die Verbindungsprotokollierung wird nach 30 Tagen gelöscht.

Die Datenverarbeitung erfolgt aus dem Interesse, Videokonferenzen zur Verfügung zu stellen und um Sicherheitsvorfälle nachvollziehen zu können.

Die Teilnahme an Videokonferenzen erfolgt freiwillig. Zudem entscheiden die Teilnehmer selbst, ob sie ihr Audio- oder Videosignal übermitteln.

3.3. Aufzeichnung von Videokonferenzen (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass Videokonferenzen aufgezeichnet werden müssen. In diesem Fall werden Sie schon bei der Einladung darauf hingewiesen. Ebenso noch einmal, bevor die Aufzeichnung begonnen wird. Microsoft Teams weist Sie zudem noch einmal durch ein Pop-up-Fenster, oder bei Telefonteilnehmern durch eine Sprachnachricht, darauf hin, dass eine Aufzeichnung gestartet wurde.

Die Teilnahme an Terminen, die aufgezeichnet werden, erfolgt freiwillig. Mit Ihrer Teilnahme und der vorherigen Information willigen Sie konkludent in die Aufzeichnung ein. Sie können der Aufzeichnung jederzeit ohne Angabe eines Grundes für die Zukunft widersprechen, indem Sie die Konferenz verlassen oder über die oben angegebenen Kontaktdaten Ihren Widerspruch erklären.

Aufzeichnungen werden grundsätzlich nur den Teilnehmern, die für die Konferenz vorgesehen waren, zur Verfügung gestellt. Eine Veröffentlichung erfolgt nur mit ausdrücklicher gesonderter Einwilligung der in der Aufzeichnung durch Bild oder Ton wiedergegebenen Personen.

Aufgezeichnet werden die Teams-Bildschirmansicht und die Audio-Aus- und Eingaben desjenigen, der die Aufzeichnung gestartet hat. Hiervon Sind Ton- und Videosignale sowie die in Teams angegebenen Benutzernamen und Kürzel betroffen. Erfolgt eine Bildschirmübertragung eines Teilnehmers, wird auch diese aufgezeichnet.

3.4. Teams-Kanäle und Chats (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Chatten Sie über Teams mit uns, werden die von Ihnen angegebenen Inhalte so-wie bereitgestellte Dateien und Sprachnachrichten zum Zweck der Abwicklung Ihres Anliegens oder Auftrages gespeichert. Kanalnachrichten, Gruppenchats oder Chats in Konferenzen sind dabei allen Teilnehmern sichtbar, solange Sie bestimmte Personen nicht mittels privater Nachrichten anschreiben. 1-zu-1-Chats sind nur für die an der Kommunikation beteiligten Personen sichtbar.

Chat-Nachrichten werden nach 6 Jahre gelöscht.

4. MS Forms

Umfragen werden zum Teil mit Microsoft Forms umgesetzt. Über Microsoft Forms können Umfragen digital erstellt und über einen Link ausgefüllt werden.

Befragungen erfolgen grundsätzlich anonym und es werden keine Daten des Betroffenen durch den Verantwortlichen erfragt oder verarbeitet. Jedoch kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Informationen in den Antworten angegeben werden. Die Verarbeitung der Informationen erfolgt auf Grundlage des Unternehmensinteresses (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) an der wahrheitsgetreuen Widerspiegelung der Umfrageergebnisse. Die Informationen werden bis zur Auswertung der Umfrage gespeichert und danach gelöscht. Eine Übermittlung der Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.

Werden Umfragen nicht anonym durchgeführt oder Daten an Dritte weitergeben, werden Sie vor Beginn der Umfrage hierrüber informiert und Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) eingeholt.

Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig. Sie können die Teilnahme jederzeit ohne Angabe eins Grundes verweigern. Haben Sie an einer personenbezogenen Umfrage teilgenommen, können Sie Ihrer Einwilligung jederzeit ohne Angabe eines Grundes für die Zukunft widerrufen, in dem Sie sich an die obenstehenden Kontaktdaten wenden.

Bei der Verwendung von Microsoft Forms setzt Microsoft Cookies ein, um die Umfrage in unserem Auftrag durchführen zu können:

 

Cookie

Speicherdauer

     
 

MUID

1 Jahr

 

FormsWebSessionId

1 Monat

 

usenewauthrollout

1 Monat

 

DcLcid

3 Monate

 

__RequestVerificationToken

Mit Schließen des Browsers

 

MicrosoftApplications
TelemetryDeviceId

1 Jahr

 

ai_session

30 Minuten

 

MSFPC

1 Jahr

 

SRM_B

1 Jahr

 

MC1

1 Jahr

 

MS0

30 Minuten

Zum Bereitstellen der MS-Forms-Umfragen erhebt Microsoft zudem Ihre IP-Adresse und Informationen über Ihren Browser und Ihr Betriebssystem, um die Webinhalte zur Verfügung stellen zu können. Diese Informationen können in die Webprotokollierung für die Sicherheit der Webanwendungen einfließen und werden bei Microsoft für 180 Tage gespeichert.

5. Verschlüsselter E-Mailversand (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Werden Ihnen verschlüsselte E-Mails mit der Microsoft-proprietären Message Encryption zugesendet und Sie verwenden kein MS 365 für ihre E-Mails, können Sie online die Nachricht einsehen. Hierzu erhalten Sie einen Link per E-Mail, über den Sie den Abruf starten können. Rufen Sie den Webinhalt auf, wird Ihnen ein Einmal-Passwort per E-Mail zugesendet, mit welchem Sie sich verifizieren können. Nach der Verifizierung steht Ihnen der E-Mailinhalt online zur Verfügung. Sie können auch dem Absender geschützte Nachrichten zurücksenden.

Zur Bereitstellung von Online-Inhalten verarbeitet Microsoft Ihre IP-Adresse und Informationen über Ihren Browser und Ihr Betriebssystem. Dies Informationen können in die Webprotokollierung für die Sicherheit der Webanwendungen einfließen und werden bei Microsoft für 180 Tage gespeichert.

Rufen Sie Inhalte über ihren Webbrowser auf, werden zudem folgende Cookies gesetzt:

 

Cookie

Speicherdauer

     
 

X-E4E-CorrelationId

Mit Schließen des Browsers

 

X-AnonResource

Mit Schließen des Browsers

 

ClientId

1 Jahr

 

X-OmeVersion

Mit Schließen des Browsers

 

X-ConsumerEncryption

Mit Schließen des Browsers

 

X-CfmRecipientAddress

Mit Schließen des Browsers

 

E4EAnchorMailbox

Mit Schließen des Browsers

 

X-RecipientEmailAddress

Mit Schließen des Browsers

 

X-SenderEmailAddress

Mit Schließen des Browsers

 

X-SenderOrganization

Mit Schließen des Browsers

 

X-MessageId

Mit Schließen des Browsers

 

X-StoreObjectId

Mit Schließen des Browsers

 

X-RecipientPrimarySmtp

Mit Schließen des Browsers

 

X-OTPItemId

Mit Schließen des Browsers

 

X-SenderExternal
OrganizationId

Mit Schließen des Browsers

6. Datenverarbeitung in Office Online (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Werden mit Ihnen Dokumente in Office Online (Word, Excel, PowerPoint etc.) geteilt, können Sie je nach vergebenem Recht diese Dokumente bearbeiten oder kommentieren. Zum Bereitstellen von Office Online erhebt Microsoft Ihre IP-Adresse und Informationen über Ihren Browser und Ihr Betriebssystem, um die Webinhalte zur Verfügung stellen zu können. Dies Informationen können in die Webprotokollierung für die Sicherheit der Webanwendungen einfließen und werden bei Microsoft für 180 Tage gespeichert.

Sind sie beim Aufruf eines Inhaltes nicht bei Microsoft angemeldet, werden Änderungen oder Kommentierungen an den Unterlagen mit dem Vermerk „Gastbenutzer“ protokolliert. Sind Sie bei Microsoft angemeldet, werden Änderungen und Kommentierungen mit Ihrem Benutzernamen verknüpft.

Rufen Sie Inhalte über ihren Webbrowser auf, werden zudem folgende Cookies gesetzt:

Cookie

Speicherdauer

   

MSPRequ

Mit Schließen des Browsers

MSCC

1 Jahr

OParams

Mit Schließen des Browsers

MSPOK

Mit Schließen des Browsers

FedAuth

Mit Schließen des Browsers

KillSwitchOverrides
_enableKillSwitches

Mit Schließen des Browsers

KillSwitchOverrides
_disableKillSwitches

Mit Schließen des Browsers

WordWacDataCenter

6 Monate

WacDataCenter

6 Monate

uaid

Mit Schließen des Browsers

WacUPToggleState

1 Jahr

PrivNote

1 Jahr

timeZoneId

1 Jahr

PNL1-ARRAffinity

Mit Schließen des Browsers

DcLcid

3 Monate

DE5-Excel-ARRAffinity

Mit Schließen des Browsers

DE5-ARRAffinity

Mit Schließen des Browsers

ShCLSessionID

Mit Schließen des Browsers

PageLoadSkeletonState

1 Jahr

ExcelIsPreviousSession
SimplifiedRibbonOn

1 Jahr

ExcelWacDataCenter

6 Monate

BIGipCookie

Mit Schließen des Browsers

PowerPointWacDataCenter

6 Monate

VisioWacDataCenter

6 Monate

RpsContextCookie

1 Tag

OneNoteWacDataCenter

6 Monate

7. Gast-Zugang (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Personen, die häufiger mit uns zusammenarbeiten, können einen Gastzugang erhalten. Für das Anlegen eines Gastzugangs wird Ihr Name, Ihre oder eine von uns vergebene E-Mailadresse und Ihr Benutzername verarbeitet, um Ihnen Zugang zu den gemeinsamen verwendeten Microsoft-365-Ressourcen zu gewähren (Teams, SharePoint, OneDrive etc.).

Zugriffsversuche zu Microsoft 365 werden protokolliert. Ebenso wird die Verwendung der Dienste, wie auch die Verwendung von Daten und Dateien unter Angabe ihres Nutzernamens und des Änderungszeitpunktes protokolliert. Ebenso werden Daten verarbeitet, die Sie im Rahmen der Nutzung in den Diensten eintragen.

Die Datenverarbeitung erfolgt aus dem Interesse, die gemeinsamen Aufgaben und Aufträge erfüllen zu können.

Als Gast können Sie auch ein Profilbild hinterlegen. Das Hinterlegen eines Profilbildes erfolgt freiwillig ohne Veranlassung des Verantwortlichen. Mit Hinterlegung Ihres Profilbildes willigen Sie in die Datenverarbeitung ein (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO). Sie können der Einwilligung jederzeit widersprechen, indem Sie das Profilbild löschen oder ersetzen, oder in dem Sie ihren Widerruf an die oben angegebenen Kontaktdaten richten.

Nehmen Sie an Teams-Konferenzen mit ihrem Gast-Account teil, werden weitere Verbindungdaten erfasst. Insbesondere werden Daten zu Ihren verwendeten Endgeräten (Gerätetyp, Geräte-Name, Betriebssystem, Kamera, Lautsprecher, Grafikkarte, Netzwerkkarte) und zu Ihrer Netzwerkverbindung (IP-Adresse) erhoben.

Daten, die mit Ihrem Profil verknüpft sind, werden 90 Tage nach Löschung des Profils vollständig bei Microsoft entfernt.

8. Wer erhält Zugriff auf diese Daten?

Wir verwenden Microsoft 365, um die Kommunikation mit Ihnen zu digitalisieren und zu vereinfachen. Grundsätzlich erhalten nur an der Kommunikation beteiligte Personen Zugang zu den von Ihnen verarbeiteten Daten. Ist es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich, können auch weitere Personen, verbundene Unternehmen oder zur Abwicklung ihrer Anliegen im Einzelfall erforderliche Dienstleister hinzugezogen werden.

Zur Aufrechterhaltung des IT-Betriebes und bei Sicherheitsvorfällen kann es zudem erforderlich sein, dass verbundene Unternehmen, IT-Wartungs- und Support-Dienstleister oder IT-Sicherheitsexperten Zugriff auf die Daten erhalten.

Darüber hinaus hat Microsoft Zugriff auf Ihre Daten, um den Dienst aufrecht zu erhalten, die Sicherheit zu gewährleisten und bei Problemen Support leisten zu können. Die Zugriffe seitens des Dienstleisters sind auf das erforderliche Mindestmaß reduziert. Die Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und es wurden umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen. Die Datenweitergabe erfolgt auf Basis einer Auftragsverarbeitung (Artikel 28 DS-GVO).

9. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Zuhilfenahme von Cloud-Systemen der Microsoft Ireland Operations Limited. Eine Datenspeicherung erfolgt dabei innerhalb der EU. Sollte es innerhalb der Datenverarbeitung zu Problemen kommen, kann es erforderlich sein, Support anderer Microsoftgesellschaften und Dienstleister in Anspruch zu nehmen, die in unterschiedlichen Drittländern sitzen können. Dabei ist nicht ausgeschlossen, dass der Support zur Behebung des Problems Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhält. Für diesen Fall wurde ein EU-Standardvertrag abgeschlossen, der die Sicherheit und den Umgang mit den personenbezogenen Daten nach den Datenschutzvorgaben regelt.

10. Welche Rechte haben Sie?

3.1. Recht auf Auskunft

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht, bei uns anzufragen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist, haben Sie das Recht, eine Auskunft über die über Sie verarbeiteten Daten zu erhalten.

3.2. Recht auf Berichtigung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht, uns über unrichtige Daten zu Ihrer Person zu informieren und eine entsprechende Korrektur verlangen.

3.3. Recht auf Löschung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht, zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht werden. Wir werden in einem solchen Fall eine detaillierte Überprüfung vornehmen und besagte Daten löschen, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

3.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht von uns, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Wir werden in einem solchen Fall eine detaillierte Überprüfung vornehmen und den Zugriff sowie die Verwendung besagter Daten einschränken, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

3.5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Beruht die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag, haben Sie als Betroffene/r jederzeit das Recht, Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns bereitgestellt zu bekommen oder von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern technisch umsetzbar.

3.6. Recht auf Widerspruch

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn, sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

3.7. Recht auf Widerruf

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

3.8. Beschwerderecht

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.