Agile Organisationen: Wie sich Unternehmen durch effektives Organisationsdesign agil aufstellen können
Unternehmen sehen sich aktuell vielen Herausforderungen gegenübergestellt. Die Vielzahl der Krisen erfordert von ihnen regelmäßige und schnelle Anpassungen, um das laufende Business nicht zu gefährden. Denn die digitale Transformation hat dazu beigetragen, dass wirtschaftliche Regeln und Rahmenbedingungen, die über viele Jahre als sicher galten, nur noch eingeschränkte Gültigkeit haben. Agile Unternehmen genießen dabei den Vorteil, dass sie schon durch ihre Organisationsstruktur und -kultur in kurzer Zeit schnell und flexibel auf neue Gegebenheiten und Ziele reagieren können. Das Konzept des Organisationsdesigns kann dabei ein effektiver Wegweiser sein. Doch wie genau funktioniert das? Ein Organisationsdesign orientiert sich an den Anforderungen des Unternehmens und Teams, um im jeweiligen Kontext der Organisation zu funktionieren. Denn bei der Organisationsentwicklung gelten dieselben Prinzipien wie bei Produkten: Die Anforderungen und die Umwelt ändern sich ständig – somit sollte auch der Transformationsprozess zur agilen Organisation selbst agil sein. In erster Linie muss daher die Bereitschaft zur Veränderung der Organisationsstruktur und damit auch Unternehmenskultur gegeben sein. Das betrifft sowohl das Management und die Führungskräfte als auch alle Mitarbeiter. Daher richtet sich der Prozess des Organisationsdesigns an alle Stakeholder in einem Unternehmen. Ein Erfolg ist viel wahrscheinlicher, wenn die komplette Organisation agil wird und alle Rollen untereinander sowie teamübergreifend in dieser Form kommunizieren. Im Organisationsdesign wird definiert, welche Bereiche, Ebenen und Rollen es im Unternehmen gibt und nach welchen Regeln in Zukunft zusammengearbeitet wird. Dabei ist die Unternehmensgröße – ob Big Player oder Start-up – unerheblich. Schnell transformierende Unternehmen überholen jene, die sich zu langsam an die sich immer schneller wandelnden Bedingungen des Marktes anpassen. Beispiele wie Nokia oder Blackberry zeigen: Marktführerschaft in einem bestimmten Segment schützt nicht mehr davor, an Bedeutung zu verlieren. Doch agile Methoden in den Arbeitsablauf zu implementieren, ist nicht immer einfach. Die Basis dafür ist ein Framework, das festlegt, welche Muster und Prinzipien in Zukunft für die Organisation gelten.
Agile Transformation ist in jeder Abteilung möglich
Das agile Methodenwerk wird zwar oftmals im Zusammenhang mit Softwareentwicklung verwendet, lässt sich aber auch in vielen anderen Bereichen anwenden, etwa im Marketing, im Bereich Finanzen und Personalwesen. Doch was zeichnet Agilität überhaupt aus? Der Kerngedanke besteht darin, dass ein agiles Team in kurzen, inkrementellen (also aufeinander aufbauenden) Schritten arbeitet, um ein Projekt zu realisieren. Dabei holt man regelmäßig Feedback von Kunden ein, um sicherzustellen, dass das Endprodukt ihren Anforderungen entspricht. Anders als beim traditionellen Projektmanagement gibt es hier keinen linearen Prozess mit Phasen wie Planung, Design, Entwicklung, Testen und Bereitstellung – und es gibt auch kein festes Fertigstellungsdatum mit einem genau zu diesem Zeitpunkt fertigen Produkt.
Die Qual der Methodenwahl
Während die Waterfall-Methode eine umfassende Planung zu Beginn erfordert, überprüft ein agiles Team nach der Idee des Organisationsdesigns regelmäßig die Planung und passt diese an. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter und Abteilungen ist meist anders: Während Waterfall-Projektteams überwiegend hierarchischer agieren und auf separate Abteilungen setzen, arbeiten bei der agilen Vorgehensweise crossfunktionale, selbstorganisierte Teams zusammen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Zu den wichtigsten Methoden des Projektmanagements gehören hierbei Scrum, Kanban, Extreme Programming oder Lean. Welches Regelwerk im jeweiligen Fall am besten geeignet ist, hängt unter anderem von der Unternehmenskultur und Arbeitsweise eines Unternehmens, der Zusammensetzung eines agilen Teams und der Affinität der Mitarbeiter für Agilität ab. Auch die Anforderungen an die Skalierbarkeit und einige weitere Parameter und Faktoren wie etwa branchenspezifische Compliance-Anforderungen können für oder gegen bestimmte Frameworks sprechen. Zu den bekanntesten Agile Frameworks zählen SAFe (Scaled Agile Framework), Nexus, LeSS (Large Scale Scrum) und das Spotify Modell. Diese erlauben, agile Transformation auf eine größere Organisationsebene zu implementieren. Unterschiede gibt es dabei vor allem bei der Skalierung, in der Struktur sowie beim Verständnis der Rollen und der Integration. Die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen Frameworks sind die Art und Weise, wie die Arbeit organisiert und durchgeführt wird, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, und nicht zuletzt die spezifischen Praktiken, die angewendet werden.
Festes oder individuelles Framework?
Unternehmen, die sich als agile Organisation aufstellen wollen, können sowohl auf ein etabliertes Framework setzen als auch mehrere miteinander kombinieren. Damit schaffen sie ein individuelles, an die eigenen Bedürfnisse angepasstes Framework. Wichtig ist, dass die Entscheidung für eines dieser Modelle am Anfang der agilen Transformation stehen muss, damit agiles Arbeiten gelingt.
Externer Blick ist hilfreich
Soweit die Theorie – doch wie sieht es in der Umsetzung aus? Es gibt viele Anbieter, die Unternehmen bei der Auswahl des Frameworks begleiten. Diese Angebote zeichnen sich meist dadurch aus, dass sie über mehrere Wochen angelegt sind. Wir bei diconium bieten hingegen eine schlanke Lösung an: Wir erarbeiten gemeinsam mit den Unternehmen in vier Tagen die Organisationsmuster der zukünftigen agilen Organisation und wie sie zu dieser Organisationsform gelangen. Dafür haben wir den Adaptiven Organisation Design Sprint (AODS) entwickelt. Dabei handelt es sich um einen schnellen Sprint von 4 Tagen á 4 Stunden, der dazu beiträgt, rasch Ergebnisse zu erzielen und die Musterdesigns der zukünftigen agilen Organisation möglichst effektiv zu definieren. Grundsätzlich läuft unser Adaptive Organisation Design Sprint– nach entsprechenden Vorarbeiten und der Abklärung aller relevanten Rahmenbedingungen – an vier Tagen mit jeweils vier Stunden ab. Moderiert wird der Prozess von einer Person, die die gängigen agilen Modelle und Frameworks kennt und sowohl das Geschäft(-smodell) als auch die Abläufe des Unternehmens sowie die Branche versteht. Die vier Tage bauen aufeinander auf, so dass alle Teilnehmenden durchgehend beteiligt sein sollten.
